Comptes rendus de réunions

Etaient présents

Les points suivants ont été abordés :

• Rando du 26-02-06 à Saint Michel de Llotes
  • Deux reconnaissances sont déjà prévues pour les « roulants » :
    • Samedi 04 départ d'Ille sur têt à 9h
    • Dimanche 05 départ d'Ille sur têt à 9h
  • D'autres reconnaissances seront à prévoir avec :
    • Brice : xxx
    • Athanaël : xxx
  • Il a été décidé d'utiliser des « plaques de cadre » afin de pouvoir vérifier le retour de tous le monde.
  • Il faut trouver au minimum :
    • 2 personnes « fixes » pour les inscriptions et ravitaillement final (Hélène s'est déjà proposée 1 à confirmer)
    • 2 personnes « fixes » pour le ravitaillement sur le parcours et transport de la photographe.
  • Les autres personnes disponibles seront « roulantes » pour suivre la randonnée et intervenir en cas de besoin, il faudra quand même determiner un « duo balai » pour le grand parcours comme pour le petit parcours. Les roulants devront prendre si possible telephone mobile et necessaire de secours.
  • On « placera » la photographe (Christelle) au ravitaillement central d'où elle pourra se balader.
  • On ne distribuera pas de récompenses type « coupe », aux clubs, aucun point du règlement UFOLEP ne précisant l'obligation de le faire. On devra par contre les citer lors du mot préalable à l'apéro.
  • Athanaël : Préparer les tableaux d'inscription (Nom | Prénom | Email | Club | n° de plaque)
  • Athanaël : Préparer le fond de caisse
  • Athanaël : Contacter la rédaction sport pour passer une article
  • Athanaël : Emailing de promotion de la rando (CAF, abonnés, ...)
  • Athanaël : Faire passer le PDF de l'affiche si besoin
  • Athanaël : Trouver une table pour le ravitaillement central
  • Athanaël : Acheter le ravitaillement le 25 (ravitaillement simple)
  • Athanaël : Voir Jean-Marc pour placer une affiche chez Rodolphe Mir (Ok en cours)
  • Alexandre : Obtenir 2x6 bombes de « tracer » de 2 couleurs
  • Hélène : Reprendre contact avec la préfecture de Prades 15 jours avant le 26
  • Hélène et Brice : Prendre contact avec le correspondant de l'indépendant local (Saint Michel ou Ille)
  • Matériels nécessaires :
    • Table(s) ravitaillement central
    • Plaques, fil électrique et pinces
    • Caisse et petit matériel inscriptions
• Parcours sur internet, formats et utilisation
  • Discussion importante ou chacun nous a apporté son expérience personnelle et son point de vue. Il en ressort que la simple carte ou le simple guide pas à pas ne sont pas efficaces ; que le système « Trabucayres » ne semble pas efficace ; que le niveau physique découle de la distance et du dénivelé et qu'il n'est pas nécessaire de le faire figurer.
  • Le format idéal serait donc un format mixte comportant :
    • Une carte même qualité moyenne
    • Un guide type pas à pas (rando-guide ou road-book)
    • Un grille d'informations composée de :
      • Kilométrage
      • Dénivelé positif total
      • Fourchette horaire
      • Niveau technique
      • Description du point de départ
    • Points positifs supplémentaires :
      • Un tracé GPS
      • Une courbe du dénivelé
      • Type de balisage si il existe
      • Galerie de photos
      • Descriptif succinct du parcours
  • On doit pouvoir « proposer » différents types de parcours, voici ceux que je distinguerais :
    • XC : Parcours nécessitant plus de 2h30 à un vététiste régulier
    • Rando : Parcours nécessitant moins de 2h30 pour un vététiste régulier ou moins d'une demi journée pour un vététiste occasionnel
    • DH : Parcours descendant proposant des obstacles présentant des risques
  • Il faut s'assurer de la possibilité de mettre en ligne des fichiers de 800x600 en citant IGN et la carte concernée.
  • Il faut préparer un référentiel pour la cotation des parcours, niveau technique.
  • Il faudra présenter clairement ce référentiel sur le site
  • Il faut préparer un « topo » test et le faire faire en condition réelle. Le circuit de Serrabone a été adopté pour ce test.
  • Pour l'organisation des données sur les circuits le schéma actuel est le suivant : (Les circuits de Les Cluses en est un bon exemple)
    • Un spot est un lieu de départ
      • Un ou plusieurs circuits
  • Il faudrait référencer les circuits balisés déjà existant et les tester afin de les présenter eux aussi sur le site.
• Le forum
  • Il faudra envoyer un mail aux « troller » pour les calmer avant de supprimer, dans un second temps, des messages inutiles.
• Les projets
  • Achats
    • GPS
    • Auvent aux couleurs de l'association
  • Organisation
    • Autres randonnées sur invitation d'un club ou d'un membre de l'association. La possibilité de l'annulation de la randonnée de Port-Vendres le 7 mai et la possibilité pour nous de reprendre cette date a été évoquée.
  • Services d'aide aux clubs
    • Aide à la communication
      • Réalisation d'affiches
      • Mise en avant des infos d'un événement sur le site
      • Mailing aux abonnés
      • Création d'un fichier de diffuseurs (magasins, associations, ...)
    • Organisation
      • Dossiers
      • Bénévoles
      • Conseils techniques
    • Club
      • Réalisation de maquettes pour des tenues
  • Site
    • Enregistrement auprès de la CNIL
    • Nouvelle rubrique « l'association » présentant les statuts
    • Reprendre les inscriptions et faire une validation de tous les comptes déjà enregistrés à cette occasion :
      • Validation des email via un mail spécifique
      • Les adresses emails non valides seront donc supprimées et les comptes supprimés sauf pour les personnes connues et identifiables.
      • Les règles de bonne conduite sur le forum seront rappelées
      • La possibilité de récupérer un mot de passe oublié aussi (aujourd'hui plusieurs personnes ont déjà recréé des compte avec un même email mais un autre mot de passe)
    • Finir la galerie de photos perso permettant de mettre en ligne simplement des photos des membres.
    • Ajouter une photo dans le profil
    • Automatiser l'envoi de la newsletter 1 fois par mois
  • Teeshirts
    • Train jaune
    • Block
    • URL
    • Autres propositions
  • Autocollants
    • Refaire une serie d'autocollants voiture et petits

• Compte rendu de la réunion : Réunion#2